Si estás gestionando un cambio de oficina o vas a instalar tu nuevo negocio, son varias las fases que tendremos que pasar antes de completar el proceso. Repasamos cuáles son las fases más importantes a las que tendrás que enfrentarte durante este proceso.
Antes de comenzar las fases de la implantación, debes tener el lugar en el que vas a ubicarte. Para elegir la mejor oficina para tu negocio debes comenzar por un análisis de las necesidades de tu empresa, en la que se valorarán los espacios potenciales disponibles, teniendo en cuenta factores determinantes como la ubicación, requisitos de espacio, presupuesto, características del inmueble, certificaciones energéticas, etc.
Una vez hayamos elegido el espacio en el que queremos instalarnos, hay que definir ciertas cuestiones básicas antes de la implantación, como qué criterios queremos seguir, qué espacios dedicaremos para cada cosa y cuáles son los materiales que más nos convienen.
La respuesta a preguntas como qué espacios se dedican por empleado y qué zonas comunes queremos tener, marcarán la distribución de las oficinas. Lo importante es que la implantación esté adaptada a las necesidades de tu negocio, ya que de esa forma el espacio estará aprovechado al máximo.
Fases del proceso de implantación de oficinas
Cuando hayamos encontrado el mejor espacio para nuestro negocio se inicia el proceso de implantación de la oficina, en el que tendremos que pasar por diferentes fases hasta poder establecernos en el nuevo inmueble.
Estas son algunas de las fases más importantes del proceso de implantación de oficinas:
- Trámites administrativos
Debes tramitar todos los asuntos administrativos necesarios, como licencia de obras, en el caso de que vayas a realizarlas; licencia de actividad; tramitación de suministros, como agua, luz, gas, etc.
- Diseño de la oficina
El diseño de las oficinas es otra cuestión importante. Además de escoger la distribución de los puestos de trabajo, salas de reuniones y zonas comunes, hay que tomar decisiones de mobiliario.
La colocación puede variar de una oficina a otra según las necesidades y pueden contener diferentes elementos según el espacio lo requiera. Pradera, despachos y buz o cabinas de teléfono son algunos de ellos.
En esta parte de diseño un estudio de arquitectura o diseño de interiores podrán ayudarnos en el proceso de desarrollo del proyecto.
Los diseños pueden dar a las oficinas un estilo diferente según se desee, modernas, minimalistas, tradicionales, funcionales, etc.
Actualmente, una de las cuestiones más importantes del diseño es el bienestar de los trabajadores, por lo que la tendencia es buscar aquellas características que favorezcan esto, por ejemplo, aplicando el diseño biofílico en las oficinas.
- Ejecución de obra
En algunos casos es necesario realizar obras en las oficinas a las que se va a trasladar la empresa.
- Mudanza de oficina
Cuando el proceso anterior esté finalizado, se podrá completar la implementación con la esperada mudanza. Para la fase de mudanza de oficina debes organizarte con tiempo, ya que esta parte requiere de mucha organización y coordinación para ahorrar tiempos.
