Hacer una mudanza nunca es fácil, pero si a eso le sumamos que la mudanza es de una oficina a otra y que todos los empleados están implicados, la tarea puede ser aún más complicada. Dada la complejidad hemos querido organizar los pasos para hacer una mudanza de oficina exitosa.
Planifica tu mudanza de oficina
El tiempo de planificación de una mudanza de oficina varía en función del tamaño que tenga la empresa; el tipo de mudanza que vaya a hacerse, por ejemplo si son mudanzas internacionales o nacionales; la cantidad de muebles, que influirán en el tiempo de desmontaje y montaje, etc.
En la mayoría de los casos las pequeñas empresas no necesitan más de ocho semanas, en el caso de medianas y grandes puede variar entre tres y ocho meses. Este periodo es el más importante porque será el que marque el ritmo de los siguientes pasos.
1 – Marca una fecha en el calendario: El traslado de oficinas supone cortar la actividad de la compañía durante unos días. Lo más adecuado es elegir una época del año en la que tu oficina o empresa tenga una actividad menor. Por lo general, los meses de verano son una buena elección, aunque debes tener en cuenta que parte del personal puede estar de vacaciones.
2 – Estudia el nuevo espacio: Conocer el nuevo espacio es esencial para establecer las nuevas zonas de trabajo, descanso, recepción, despachos, etc. Realizar un buen planteamiento del espacio evitará realizar reformas a corto plazo.
3 – Suministros: Normalmente suelen estar a nombre del antiguo inquilino o del propietario, en este caso debes gestionar con antelación los traslados de titularidad de luz, telefonía e Internet y agua.
Organiza tu mudanza de oficina
Organizar y coordinar a todos los empleados para que colaboren en el momento en que haya que realizar la mudanza de oficina es complicado, sobre todo en medianas y grandes empresas. Lo más recomendable es seguir los siguientes pasos:
4 – Buena comunicación: Si queremos que todos los empleados sepan cómo proceder, lo mejor será informar a cada uno de los directores de departamento para que sean ellos quienes trasladen el mensaje.
5 – Establece procedimientos: Dar a conocer cómo y cuándo deben hacerse las tareas que implican la mudanza de una oficina: recoger enseres personales, cómo tratar la documentación confidencial, cómo trasladar materiales peligrosos, equipos informáticos, etc.
No olvidemos que la organización también implica una serie de contrataciones que no pueden dejarse para última hora.
6 – Empresas de mudanzas: A la hora de hacer una mudanza de oficina puedes optar por una empresa especializada en mudanzas, con un equipo de profesionales con años de experiencia que ofrecen servicios de mudanzas, ya que el mobiliario de oficina es más complejo a la hora de realizar las tareas de montaje e instalación.
Si la mudanza de oficina es en Madrid, puedes buscar entre las numerosas empresas de mudanzas de la Comunidad de Madrid.
7 – Estudia el presupuesto: Antes de realizar la contratación en el sector de mudanzas solicita presupuestos. Estudia entre 3 y 4 presupuestos diferentes y asegúrate de que los servicios cubren todas las necesidades de embalaje, seguro, montaje, etc.
Ejecuta tu mudanza de oficina
Una vez llega el día hay que poner en práctica lo que se lleva planificando y organizando en las últimas semanas.
8 – Es hora de empaquetar: A la hora de realizar las cajas es muy importante establecer un orden. Una buena idea es establecer un código alfanumérico que indique departamento y número de caja, por ejemplo: DM12 – Departamento de Marketing/Caja 12. Además, se debe realizar una lista que indique qué incluye cada una de las cajas, de esta manera si necesitas algo, rápidamente sabrás donde encontrarlo. El material personal, como es el caso de los portátiles, lo mejor es que los traslade uno mismo.
9 – Es hora de hacer limpieza: No hay nada mejor que una mudanza para deshacerse de todos aquellos papeles, trastos, materiales… que ya no sean necesarios. Es un buen momento para empaquetar y reciclar todo aquello que no vaya a ser útil o necesario en esta nueva etapa. También puedes utilizar el servicio de guardamuebles si es necesario.
10 – Avisa a tus clientes y proveedores: Has cambiado de dirección y hay que comunicárselo a todo aquel que tenga relación con la empresa. Proveedores, clientes… lo más aconsejable es preparar una comunicación oficial y cambiar los datos de contacto en la web, en Google My Business o en posibles listados de empresa.
peramos que estos consejos sean de ayuda para completar la mudanza de oficina con éxito, lo único pendiente será prestar atención a los objetivos empresariales que se presentan en esta nueva etapa. ¡Mucha suerte!
