Cuidar el espacio de trabajo y el entorno en la oficina es uno de los principales retos del departamento de recursos humanos, ya que está íntegramente ligado con el bienestar de los empleados. Son muchos los motivos que pueden ocasionar un cambio de oficina, puede que los espacios empiecen a quedarse pequeños o que el negocio haya comenzado a crecer y necesite un lugar más representativo.
Cambiar de oficina significa un antes y un después dentro de la historia de la compañía, así que lo más recomendable es evaluar los siguientes puntos y pensar si ha llegado el momento de cambiar de oficina.
Motivos para cambiar de oficina por falta de espacio
Las empresas pueden decidir hacer una mudanza de oficina por la falta de espacio. Pero ¿cómo podemos detectar esa falta de espacio? A continuación te damos una serie de recomendaciones para que puedas saber si es tu caso:
1 – El espacio de trabajo: Los empleados deben sentirse cómodos en sus mesas de trabajo dentro de la oficina, porque su bienestar será proporcional a su productividad y a su rendimiento laboral. Los expertos recomiendan que cada empleado disfrute de un total de 14 m², de los cuales 3,5 m² deben destinarse a la zona individual de trabajo.
2 – Las zonas comunes: Son perfectas para que los empleados puedan trabajar en equipo o descansar, como por ejemplo: las salas de reuniones, el comedor o zonas de relax. Un número insuficiente de salas de reuniones puede afectar tanto al rendimiento, porque el personal no tiene un lugar donde poder trabajar en equipo, como a la imagen de la empresa, porque no hay zonas representativas donde recibir a clientes y proveedores.
Las zonas de descanso y ocio también son importantes dado que se deben respetar los turnos de trabajo, pero también los de descanso y comida, porque facilitan que una persona se sienta más relajada y desempeñe mejor sus tareas. Según El Economista, la generación de los Millenials exige “oficinas donde primen el diseño, la tecnología y se fomente la colaboración entre compañeros”
3 – El almacenamiento: En una oficina se almacena material de papelería, facturación, documentación –en ocasiones confidencial, que debe ser guardada en un lugar más seguro–, y dependiendo de la actividad de la empresa, también stock de producto. En ningún caso podrá afectar a los espacios destinados para el trabajo de los empleados.
Motivos económicos por los que hacer un cambio de oficina
Los motivos también pueden ser económicos a la hora de cambiar de oficina. Se debe valorar económicamente algunas decisiones para saber si debemos seguir invirtiendo en la oficina donde nos encontramos o es momento de planificar la gestión del cambio de oficina.
4 – Obras y reformas: Normalmente, cuando una oficina comienza a quedarse pequeña u obsoleta suele optarse por iniciar obras para mejorar instalaciones y espacios. Cuando estas pequeñas reformas se convierten en algo habitual, la dirección debe plantearse si la inversión está siendo amortizada de esta manera, o por el contrario, debe invertir en una oficina con mejores instalaciones y espacios más preparados.
Representatividad y productividad
Una empresa también puede necesitar cambiar de oficina porque esté en pleno proceso de expansión o crecimiento. En este caso suelen buscarse espacios más representativos que den valor de marca a la propia compañía.
5 – Las nuevas oficinas: Los cambios siempre deben ser a mejor, es por eso que en la mayoría de los casos se buscan oficinas que representen el cambio que esa empresa está llevando a cabo, ya sea un incremento del capital, un restyling de la marca o un aumento de la plantilla.
6 – Un lugar representativo: Cuando una empresa está expandiéndose, además de aumentar el número de empleados se plantea ampliar el número de oficinas abiertas o incluso cambiar la ubicación de la sede central a un edificio más emblemático.
En Madrid los lugares más representativos en el centro de la capital son el eje del paseo de la Castellana o el barrio de Serrano. Por otro lado, también hay parques empresariales situados fuera del área de la M-30 que están muy bien valorados por las grandes compañías. La gran mayoría se ubican en la zona noroeste, en Pozuelo de Alarcón y Las Rozas; o en la zona norte, en Alcobendas y San Sebastián de Los Reyes.
