Embalar muebles, llenar cajas, ordenar todo para que no se pierda en el traslado, organizar a los empleados… Hacer una mudanza para cambiarse de casa ya es complicado, pero la de una oficina tiene un problema adicional: es importante que no se detenga la actividad de la empresa y pueda seguir prestando servicio a sus clientes. En este post te contamos cómo organizar una mudanza de oficina para que puedas planificar el traslado y no haya contratiempos.
Claves para saber cómo organizar una mudanza de oficina
Con independencia del tamaño de tu empresa, organizar una mudanza puede ser todo un reto. La complejidad dependerá de factores como la cantidad de elementos a transportar o la distancia que haya de la antigua a la nueva oficina.
Las claves que puedes seguir para saber cómo organizar una mudanza de una oficina son las siguientes:
- Planifica con tiempo. Es importante que haya un trabajador o un equipo de trabajadores encargados de la coordinación de todo el proceso. Este equipo deberá establecer aspectos tan importantes como:
- La fecha de la mudanza. Es esencial que elijas las fechas en las que hay menos actividad en tu sector (por ejemplo, durante las vacaciones de verano o de Navidad).
- El presupuesto que se va a invertir en la mudanza. Debe existir un límite de dinero a gastar en la mudanza.
- El orden en el que se van a trasladar las cosas. Es importante que si la mudanza se hace en varias fases o en varios días, se trasladen antes los equipos informáticos y los teléfonos, porque requieren una instalación que necesita tiempo.
- La forma en la que se van a colocar los muebles y demás objetos en la nueva oficina. Para hacerlo correctamente es necesario que se mida el espacio y se planifique cómo se van a colocar los puestos de trabajo, las salas de juntas, etc.
- Aprovecha para hacer limpieza. Puede que haya cosas que la empresa no utiliza y de las que pueda deshacerse aprovechando la mudanza.
- Haz un inventario. Hacer un inventario de todo lo que hay en una oficina puede ser un quebradero de cabeza, pero es fundamental para evitar que la empresa de mudanzas pierda algo.
- Contrata a especialistas. Contratar a una empresa especializada en mudanzas de empresas puede ser la clave para que todo salga bien y no haya contratiempos que afecten a tu actividad. Solicita y compara varios presupuestos para elegir el que mejor se adapte a tus necesidades.
- Avisa. Tus clientes y proveedores deben estar avisados de la mudanza y, por supuesto, del cambio de dirección.
- Si es necesario, contrata un trastero. Puede que la salida de la antigua oficina tenga que ser rápida y no haya tiempo de instalarse el mismo día en la nueva. En estos casos puedes contratar un trastero en el que almacenar temporalmente las cosas a transportar.
- Prepara todo lo necesario. Es importante que el día de la mudanza no falten cajas de cartón, herramientas para desmontar los muebles o cinta adhesiva para cerrar las cajas.
- Asegúrate de que tienes todos los permisos. Puede que necesites una autorización del ayuntamiento donde estén la oficina antigua y la nueva para aparcar el camión de mudanzas de manera que la carga y descarga sea sencillas y estén permitidas.
- Protege los documentos importantes. En las empresas hay multitud de documentos importantes y confidenciales como contratos de trabajo, escrituras, contratos con clientes, etc. Si no suponen un volumen elevado, los puedes transportar tú mismo y, en caso contrario, habla con la empresa de mudanzas para ver qué medidas adicionales se pueden tomar.
Ahora ya sabes cómo organizar una mudanza y qué precauciones tener en cuenta. La previsión y la planificación son la clave para que nada se pierda y para que la actividad de la empresa pueda continuar.
