Cuando se realiza la búsqueda del espacio perfecto para tu negocio son muchas las cuestiones que hay que tener en cuenta antes de elegir oficina y firmar el contrato de arrendamiento.
Al igual que en la elección de la nave industrial perfecta, elegir la oficina ideal requiere del análisis de ciertas características importantes según el tipo de negocio.
Checklist para elegir oficina
Repasamos los puntos más importantes que se deben considerar en la visita a una posible oficina para alquilar, que pueden servir para comparar unos espacios potenciales y otros.
Decidir el tipo de espacio
Uno de los primeros puntos importantes es el análisis de las características de tu negocio para valorar el tipo de espacio que necesitas.
Oficina en edificio exclusivo de oficinas, oficina en edificio mixto, espacio flexible o coworking, despacho privado… Multitud de posibilidades que, analizadas previamente, te permitirán conocer tus necesidades y elegir el espacio que más encaje.
Elegir la mejor ubicación para tu empresa
La ubicación de la oficina también podría ser relevante. Dependiendo del tipo de clientes puede ser estratégico elegir una ubicación u otra. Factores como, por ejemplo, la accesibilidad para empleados, determinarán esta elección.
Buscar una oficina con ubicación cercana a otras zonas de negocio importantes, la accesibilidad mediante aeropuerto, carretera y transporte público o los servicios cercanos a la oficina son algunas de las características que pueden ayudarte a tomar la decisión adecuada sobre la localización de tu oficina.
Analizar todos los gastos
Además del precio de alquiler mensual, hay otros gastos que influirán en el coste de la oficina. Los gastos que hay que sumar al coste del arrendamiento son electricidad o gas, seguro, mantenimiento, impuestos, servicios de limpieza, etc.
Examinar las características importantes del espacio
Cada edificio de oficinas tiene sus características propias y cada oficina dentro de cada edificio también. Según las necesidades de cada empresa serán importantes unas cuestiones u otras para comprar o alquilar una oficina. Las características importantes que debes analizar sobre la oficina son:
- Conocer las dimensiones de la oficina. Metros cuadrados totales, metros cuadrados útiles, espacio que dedicarías por empleado y áreas comunes. También es importante saber si hay espacio disponible para ampliar si fuera necesario.
- Analizar el inmueble. Observar la calidad de sus materiales, cómo es la iluminación, luz natural, climatización del edificio y de la oficina, cómo son las vistas desde la oficina, etc.
- Disponibilidad de la oficina. Es importante saber si el espacio está disponible para ocupar o es necesario llevar a cabo una reforma, cuánto tiempo ha estado desocupado el espacio, etc.
- Accesos normativos del edificio. Es importante asegurarse de que el edificio cuenta con los accesos correspondientes para discapacitados, salidas de emergencia, etc.
- Seguridad del edificio. Saber qué tipo de seguridad tiene el edificio, los horarios y accesos a las oficinas fuera de horario.
- Ascensores. Es importante tener en cuenta el funcionamiento de los ascensores, cuántos son y el tiempo de espera.
- Administrador. Para conocer con quién tratarás las cuestiones referentes al espacio es bueno saber quién es el administrador de la propiedad.
Tener en cuenta las comodidades extra
Además de las características del espacio, hay otras relacionadas con los elementos comunes: office, sala de reuniones, sala de espera… También es importante conocer si hay alguna comodidad extra para los empleados, como estacionamiento, guardería o gimnasio, entre otros.
Valorar las certificaciones del edificio
Las certificaciones energéticas de los edificios de oficinas son otro factor relevante. Que el edificio cuente con sellos como la certificación Leed o certificación Well otorgan valor al inmueble.
Las certificaciones se basan en el bienestar de los empleados, estado del edificio, sostenibilidad y medio ambiente.
Tener en cuenta todos estos factores te permitirá analizar los pros y contras de cada espacio disponible y facilitará la elección de la oficina perfecta para tu empresa.
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