Determinar cuáles son los requisitos de espacio de una oficina puede ser una tarea compleja debido a los diferentes requerimientos y necesidades que debes tener en cuenta.
Repasamos algunas preguntas que pueden ayudarte a determinar cuáles son los requisitos de espacio de oficina de tu empresa.
Preguntas para determinar los requisitos de espacio de una oficina
¿Cuántos empleados ocuparán la oficina?
Esta es la primera cuestión que debes considerar. Saber cuántos empleados trabajarán desde la oficina te permitirá comprender cómo será la posible plantilla. En cuanto a la plantilla hay ciertas preguntas que debes hacerte:
- ¿Cuántos empleados necesitas que se instalen en la oficina?
Debes considerar cuántos de los empleados trabajarán desde la oficina y con qué frecuencia lo harán. - ¿Crees que el número de empleados puede cambiar en los próximos tres/cinco años?
Predecir la evolución que tendrá la empresa durante años puede ser complicado, pero es aconsejable hacer una predicción fundamentada sobre la cantidad de espacio que crees que requerirás con el paso del tiempo. - ¿Necesitarías varias ubicaciones de oficina o podrías operar desde una única ubicación si el negocio creciese?
Esto es muy importante, ya que si anticipas el cambio en la plantilla en caso de que el negocio evolucione, puedes considerar también si serán necesarias varias ubicaciones de oficinas pequeñas o será suficiente una única ubicación central.
¿Cuánto espacio de oficina necesitas?
La cantidad de espacio que la organización necesitará para la oficina variará según el tipo de construcción o el diseño. Por ejemplo, una construcción centrada en oficinas y cubículos privados requerirá más espacio que una construcción de planta abierta, por ejemplo.
¿Qué edificio de oficinas funcionará mejor para tu empresa?
La decisión del edificio de oficinas que mejor se adapta a tu empresa depende en gran medida de las tareas que se lleven a cabo en ella. Los tipos de edificios más comunes son de planta abierta, oficinas privadas y colaborativas.
Cada una de estas construcciones ofrece opciones y desafíos diferentes. El diseño elegido impactará en los costes, además de en la experiencia de ocupación.
¿Cuánto tiempo debes dedicar al proceso de arrendamiento de la oficina?
El tiempo es clave. Evaluar los requisitos de oficina de 6 a 24 meses antes de la fecha de vencimiento del contrato de arrendamiento existente o a la fecha de ocupación específica es fundamental para garantizar que tengas tantas opciones como sea posible.
La ubicación de la empresa en ese espacio de tiempo, de 6 a 24 meses, dependerá principalmente de la cantidad de espacio total que necesite la empresa y la extensión de la construcción. Los inquilinos más grandes con construcciones más complejas querrán dedicar más tiempo a este proceso, mientras que los inquilinos que utilicen un espacio de coworking o el espacio ya existente requerirán menos tiempo.
¿Y si ya tienes una oficina?
Si ya tienes oficina, pero el contrato de arrendamiento va a vencer o los requisitos han cambiado, todavía puedes considerar la mayor parte del post. Pero también hay otros parámetros adicionales que debes tener en cuenta:
- Revisar las opciones de renovación y rescisión: es fundamental revisar todos los detalles destacados del contrato de alquiler actual, incluida la fecha de vencimiento, cargos y opciones para renovar y rescindir. Por norma general, las opciones de renovación y rescisión deben llevarse a cabo mucho antes de la fecha de vencimiento del contrato. Conocer las cláusulas es clave para aprovechar al máximo las opciones posibles que tiene la empresa.
- Tomar la decisión de renovar o reubicar: esta es una decisión complicada que dependerá de múltiples factores. De todas formas, si estás seguro de que la empresa debe permanecer en las instalaciones actuales, es importante también considerar alternativas.
