Pensar en cuánto espacio necesita tu empresa es muy importante cuando tienes que elegir la mejor oficina. Si quieres asegurarte de que tus empleados tengan un espacio de trabajo cómodo que fomente la productividad y la concentración, pero que también permita la colaboración entre compañeros, debes analizar estas cuestiones en profundidad. Dependiendo del tipo de negocio, es posible que tengas que pensar también en los clientes que acudirán a la oficina, los socios y comerciales que llevarán a cabo reuniones o presentaciones en el espacio.
Dicho esto, la pregunta clave cuando estás buscando ubicaciones potenciales es ¿Cuánto espacio de oficina necesito realmente? Sigue leyendo para conocer las consideraciones clave que debes tener en cuenta para calcular la cantidad ideal de espacio de oficina.
- El diseño
La estructura del plano de la oficina tendrá un gran efecto en la cantidad de espacio que necesitarás. Esto se debe a que las oficinas y cubículos privados cerrados tradicionales requieren más espacio que los diseños de espacios abiertos.
Piensa en el tipo de negocio y entorno de oficina que funcionará mejor. ¿Habrá mucha colaboración y trabajo creativo? Si es así, un diseño abierto podría funcionar bien. ¿Se requieren muchas interacciones confidenciales con el cliente? En ese caso, necesitarás más un entorno de puertas cerradas.
- El número de empleados
Puedes hacer un cálculo más preciso si tienes una idea de cuántos trabajadores compartirán un espacio de diseño abierto frente a cuántos tendrán sus propios espacios de oficina. Incluso hay calculadoras de espacio de oficina en línea para ayudar.
El cálculo dependerá de diversos factores, no es lo mismo si se trata de un gran espacio común, como en un centro de llamadas, que si los gerentes tienen que tener privacidad y espacios más grandes. No olvides que también se debe tener en cuenta si algunos empleados van a compartir un escritorio, especialmente si hay trabajadores con horario flexible.
- Áreas de espacio no laboral
Además del lugar donde las personas se sientan para hacer su trabajo, es probable que debas pensar en el espacio que tienes que proporcionar para que las personas tomen descansos o en las salas cerradas para reuniones. Piensa si necesitas sala de descanso, sala de conferencias, cocina, área de suministros / archivos / copias, etc. ¿El espacio de oficina también necesitará un baño, o el edificio los tiene en el pasillo?
- El presupuesto
Al buscar posibles espacios y comparar costes, puedes preguntar si el agente inmobiliario puede desglosar cuánto cuesta cada espacio por metro cuadrado, para poder hacer una comparación. El coste es solo un factor que considerarás entre otros muchos, como la ubicación del edificio, proximidad al transporte público, disponibilidad de aparcamiento, la condición del espacio y su diseño.
- Tus necesidades futuras
Normalmente, una vez que hayas elegido el espacio de oficina tendrás que firmar un contrato de arrendamiento por un período de tiempo determinado. Es aconsejable pensar en el futuro para que no se quede pequeño en el espacio antes de que finalice el contrato de arrendamiento, por tanto es una buena idea elegir una oficina que sea entre un 10 y un 20 por ciento más grande que las necesidades actuales del negocio. De esta forma, si se contrata a más personal, tendrás espacio para acomodarlos en la oficina.
Si planeas firmar un contrato de arrendamiento de oficinas en un futuro cercano, empieza a evaluar cuáles son las verdaderas necesidades de espacio de tu negocio. Una vez que tengas en mente los metros cuadrados generales, siempre es una buena idea buscar el asesoramiento de expertos en el sector para que te ayuden a encontrar el espacio perfecto para tu negocio.
