Tanto en la búsqueda de un nuevo espacio de oficina, como en la mudanza a una nueva ubicación hay determinados pasos que se deben seguir.
El arrendamiento es todo un desafío, ya que no existe un arrendamiento universal, ni un edificio estándar, ni un arrendador típico. La buena noticia es que, aunque los detalles del proceso serán diferentes para cada inquilino, el camino general que cada uno debe seguir es similar.
Ocho pasos principales en el proceso de alquiler de una oficina
- Familiarizarse con el proceso
Es importante comprender cuáles son los pasos del proceso y cuánto tiempo ocupará cada uno, de esta forma se puede hacer una estimación realista del tiempo que nos llevará alquilar la oficina. - Determinar si debes contratar a un agente
Aunque no es necesario la contratación de un agente, no es mala idea recibir asesoramiento profesional que sirva de ayuda para finalizar con éxito el arrendamiento. - Evaluar las necesidades de espacio
Averiguar cuánto espacio arrendar y cómo se distribuirá la oficina es un paso inicial muy importante en el proceso. - Desarrollar un presupuesto
Comprender cuánto se puede gastar en el alquiler es fundamental, de esta forma, fijando un presupuesto inicial podemos ajustar la búsqueda a nuestras posibilidades.
Además, hay una serie de gastos iniciales que también se deben tener en cuenta, como honorarios legales, primer mes de alquiler, gastos de construcción y gastos de mudanza. - Seleccionar una ubicación y edificio
Esta parte del proceso se centra en la búsqueda del espacio. Es importante que se comprendan primero las necesidades de la empresa, considerando cuestiones relevantes, como si hay una base de clientes que debes tener cerca o si los patrones de desplazamiento de los empleados son una prioridad para la empresa. - Negociar con los propietarios
Para obtener las mejores condiciones de alquiler se debe negociar con el propietario. Una vez que tengamos una pequeña lista de potenciales ubicaciones puedes ponerte en contacto con los propietarios.
Al estar abierto a las diferentes opciones podrás poner una oferta junto a otra y así intentar obtener los términos de arrendamiento que sean más favorables para tu empresa. - Construir el espacio
Los espacios pueden estar en diferentes condiciones, desde oficinas con cables y tuberías expuestos o paredes y techos sin terminar, hasta espacios «llave en mano» que están listos para ser ocupados. Además, algunos de ellos están parcialmente demolidos o construidos y requieren de diversos grados de construcción, por eso es importante comprender cuánto costará construir el espacio. - Organizar la mudanza
En la fase de la mudanza debes notificar a los empleados, determinar qué muebles conservar, eliminar archivos antiguos y asegurarte de que todo esté a punto en la nueva ubicación.
Este es el último paso del proceso después de meses de búsqueda, recorridos, cálculo de costes, negociación y construcción.
Estar preparado para cada fase del proceso, desde la investigación y contratación de empresas de mudanzas hasta la comprobación de otros detalles, como que los ordenadores están en funcionamiento, garantizará que todo está listo para trabajar en la nueva oficina.
