Saber organizarte en la oficina es una tarea complicada pero a la vez es fundamental para poder aprovechar el tiempo al máximo. Con el objetivo de ayudarte a ser más productivo te damos 10 consejos para que logres los objetivos que te propongas.
1. Aprende a priorizar las tareas: Tener mucho trabajo suele complicarte a la hora de organizarte en la oficina. Realiza una lista con todas las tareas que tengas pendientes y presta atención a los siguientes puntos a la hora de organizarlas:
- Fecha de entrega
- Tiempo que te conlleva su realización
- Qué relación tiene con el resto de tareas a realizar
2. El email: Tenemos la costumbre de estar revisando constantemente la bandeja de entrada y si tenemos algún email pendiente contestarlo inmediatamente. Una recomendación es que lo revises cuando finalices una tarea y vayas a pasar a la siguiente, de esta manera evitarás desconcentrarte de lo que estás haciendo y te servirá como un punto de unión entre distintas ocupaciones.
3. Prepara tus reuniones: Si no quieres que se convierta en una pérdida de tiempo, prepárala antes y ten en cuenta los siguientes puntos:
- Cuál es la temática y qué puedes aportar a la misma
- Realiza un “orden del día” que os ayude a mantener una organización
- Al finalizar, resumir los puntos clave y los próximos pasos (responsabilidad de cada uno)
4. Organiza tu mesa: Utiliza bandejas y carpetas para mantener todo ese “papeleo” ordenado. Esto te facilitará clarificarlo según la prioridad que te hayas establecido.
5. Detecta tus horas más productivas: Establece cuáles son tus horas más productivas en el día y utilízalas para realizar las tareas que más concentración y esfuerzo te requieran.
6. Intenta mantener una buena temperatura: Llega a un acuerdo con tus compañeros para tener la temperatura adecuada -entre 23/25°C en verano y 21/23°C en invierno-. Este punto es importante porque trabajar de una manera confortable te distraerá menos y ayudará a tu concentración.
7. Realiza todas las llamadas juntas: Si tienes llamadas pendientes intenta juntarlas todas bajo una misma tarea y realizarlas a la vez, si no estarás “salpicando” durante todo el día con pequeñas llamadas que evitarán que te enfoques en la tarea que estés realizando.
8. No te olvides de hacer descansos: Levántate y da un paseo, sal y toma el aire fresco o valora la posibilidad de tomarte un café, té o refresco. Realizar los descansos recomendados te ayudará a estar despejado durante más tiempo y evitarás que el agotamiento te invada.
9. Utiliza auriculares: Hay veces que el entorno de trabajo no ayuda a organizarte en la oficina. Utilizar los auriculares con música relajante ayuda focalizar la atención en el trabajo que estés realizando.
10. Haz check y planea el día siguiente: Antes de irte intenta revisar cuáles son las tareas que has acabado y cuáles son las que toman relevo según su orden de prioridad. Esto tan sólo te llevará 10 minutos y te ayudará a empezar el día siguiente de manera organizada.
