Las oficinas actuales incluyen muchos espacios de trabajo que se adaptan a una gran variedad de situaciones, como proyectos de colaboración en grupo, conversaciones individuales y trabajo independiente. El tipo de negocio y las actividades que se realizan determinarán en gran medida cuál es el entorno de oficina óptimo para tu negocio.
Por ejemplo, un bufete de abogados en el que los abogados y asistentes se reúnen con frecuencia con los clientes puede optar por un diseño de oficina privada para que haya privacidad para las conversaciones y los documentos delicados. Sin embargo, una empresa de informática, en la que los profesionales colaboran habitualmente en proyectos puede preferir un entorno de planta abierta para que los miembros del equipo puedan acceder fácilmente a los demás.
A continuación, te contamos las características principales de tres diseños de oficinas populares. Las presentamos en términos relativamente puros para ilustrar las diferencias entre ellos, pero debes tener en cuenta que los diseños pueden ser mixtos. Piensa en qué configuración funcionaría mejor en general para el trabajo que realiza tu empresa, para así buscar la disposición de oficina más adecuada y elegir la mejor oficina para tu negocio.
Entorno abierto
Características de los entornos de oficina de planta abierta
Configuración: Las oficinas de planta abierta se componen principalmente de mesas o cubículos pequeños, algunas salas de conferencias y algunas oficinas privadas.
Asientos: Los espacios de trabajo normalmente están dedicados a un usuario, pero en algunos casos no están asignados y son compartidos por varios empleados.
Comunicación: La planta abierta proporciona un acceso fácil entre compañeros y gerentes. La comunicación suele ser informal y desestructurada. Estas características ayudan a crear un entorno abierto y transparente.
Nivel de distracción: Las conversaciones entre compañeros pueden perturbar a los trabajadores, lo que se traduce en un nivel muy alto de distracción.
Nivel de privacidad: El nivel de privacidad es muy bajo, por lo que los documentos confidenciales o conversaciones privadas pueden ser difíciles de gestionar.
Costes de construcción: Las pocas paredes y puertas hacen que en la construcción e instalación los costes puedan ser de bajos a moderados.
Costes de muebles: Las mesas, escritorios, sillas, etc. pueden ser asequibles, lo que hace que los costes sean bajos o moderados.
Densidad de empleados: Los empleados se sientan unos muy cerca de otros, lo que hace que la densidad sea muy alta.
Ventajas de las oficinas abiertas
- La distribución de planta abierta favorece el acceso entre compañeros y gerentes. La comunicación en este tipo de oficinas suele ser informal y fácil, favoreciendo un ambiente abierto y transparente.
- Para este tipo de oficinas se necesitan pocas paredes. Esto favorece que la entrada de luz del día y las vistas al exterior puedan llegar a la mayoría de los puestos de trabajo de la oficina abierta, lo cual repercute positivamente en el bienestar de los empleados.
- Las empresas pueden reconfigurar espacios según les convenga de forma sencilla y rápida.
- La cantidad de espacio por empleado es baja, lo que permite ahorrar en alquileres.
- El coste y tiempo de construcción suelen ser bajos.
- El presupuesto para mobiliario también puede ser asequible.
Desventajas de las oficinas abiertas
- El nivel de distracción en estas oficinas puede ser mayor que en lugares de trabajo de otro tipo, ya que el ambiente abierto hace que las conversaciones sean más frecuentes y esto puede influir en la productividad.
- El nivel de privacidad es muy bajo, por lo que los documentos confidenciales y las conversaciones privadas pueden ser difíciles de administrar.
- El coste de algunos sistemas de distribución en cubículos puede ser elevado.
- Los empleados que provienen de oficinas privadas pueden ver esto como una degradación. La mayoría de las personas se toman su tiempo para adaptarse al plan abierto, pero algunas nunca lo hacen.
- La densidad de trabajadores puede ser tan alta que podría repercutir en la utilización de baños y ascensores con comodidad.
- La alta densidad de trabajadores puede favorecer la propagación de gérmenes.
Entorno colaborativo
Características de los entornos de oficina colaborativos
Configuración: Las oficinas de entorno colaborativo se componen normalmente de mesas y cubículos, muchas salas de conferencias grandes y pequeñas, y algunas oficinas privadas.
Asientos: Los espacios de trabajo generalmente están dedicados a un usuario, pero en algunos casos no están asignados y son compartidos por varios empleados. Las salas de conferencias se comparten continuamente.
Paredes y luz: Se necesitan algunas paredes que permitan que la luz natural y las vistas del exterior lleguen a muchos empleados.
Comunicación: La distribución abierta proporciona un fácil acceso a colegas y gerentes. La comunicación tiende a ser informal y algo desestructurada. Las salas para la colaboración y los proyectos en equipo proporcionan límites, por lo que no todos los temas son abiertos y transparentes.
Nivel de distracción: Los equipos y personas pueden trasladarse a las salas de conferencias, lo que reduce la conversación en áreas abiertas. Esto puede hacer que el nivel de distracción sea moderado.
Nivel de privacidad: El nivel de privacidad es moderado, ya que los empleados pueden trasladarse a las salas de conferencias o reuniones para tratar conversaciones delicadas.
Costes de construcción: Con algunas paredes y puertas, los costes de la construcción e instalación pueden ser moderados.
Coste de mobiliario: El coste en mobiliario de oficina (mesas, sillas, etc.) puede ser moderado, pero el equipo y el cableado de las salas de conferencias pueden ser costosos, lo que aumenta los costes generales.
Densidad de empleados: Las personas pueden dispersarse al dejar sus escritorios y trasladarse a las salas de conferencias, lo que da como resultado una densidad media.
Ventajas de las oficinas colaborativas
- La luz del día y las vistas llegan a muchos empleados, aunque no a todos.
- Los entornos colaborativos tienden a conducir a una comunicación informal que permite que las preguntas se respondan con rapidez y transparencia en torno a proyectos y problemas.
- El nivel de privacidad es moderado, ya que las personas pueden usar las salas de conferencias para conversaciones y reuniones privadas.
- Los espacios y los equipos se pueden reconfigurar con una velocidad y coste moderados.
- Los empleados disfrutan del compañerismo del plan abierto, así como de la capacidad de aislarse y concentrarse en una sala de conferencias.
Desventajas de las oficinas colaborativas
- Los costes y tiempo de construcción son de moderados a altos.
- Los escritorios asignados más los espacios para conferencias pueden requerir más espacio por empleado, lo que aumenta los alquileres.
- Cambiar de un escritorio a una sala de conferencias puede requerir mover ordenadores, portátiles, etc. para restablecer un espacio de trabajo completamente funcional.
- La alta densidad de trabajadores y el uso compartido de espacios pueden provocar una mayor propagación de gérmenes.
Entorno de oficina privada
Características de los entornos de oficina privada
Configuración: En las oficinas con distribución privada hay algunas salas de conferencias y cubículos grandes.
Asientos: Los puestos de trabajo normalmente se asignan a un usuario dedicado.
Paredes y luz: Las oficinas con ventanas proporcionan luz natural y vistas al usuario de la oficina, pero la luz natural y las vistas se limitan a otras partes del espacio.
Comunicación: Las oficinas privadas tienden a promover las puertas y la necesidad de usar la discreción antes de molestar. Esta comunicación formal puede reforzar el orden jerárquico y crear entornos en los que la transparencia es limitada.
Nivel de distracción: Como los usuarios de la oficina pueden cerrar las puertas, el nivel de distracción es bajo.
Nivel de privacidad: Existe una privacidad visual y auditiva significativa en las oficinas, lo que hace que el nivel de privacidad sea alto.
Costes de construcción: La construcción de muchas paredes de paneles de yeso o vidrio y la distribución cuidadosa de iluminación, calefacción, aire acondicionado, etc. entre las oficinas, puede generar que los costes de construcción sean altos.
Costes de mobiliario: Los escritorios, mesas y sillas pueden ser más asequibles que los sistemas de cubículos complejos, por lo que los costes pueden ser de bajos a moderados.
Densidad de empleados: Las oficinas crean distancia y separación entre los trabajadores, lo que resulta en una baja densidad de empleados.
Ventajas de las oficinas privadas
- Las oficinas pueden funcionar como salas de reuniones.
- La capacidad de cerrar la puerta y concentrarse a voluntad puede limitar las distracciones.
- Los empleados disfrutan de la privacidad y el estatus de tener una oficina.
- La baja densidad de trabajadores y las paredes entre los empleados pueden mitigar la propagación de gérmenes.
Desventajas de las oficinas privadas
- La luz natural en algunas partes del espacio es inexistente o limitada.
- Las oficinas privadas tienden a reforzar los entornos jerárquicos donde las conversaciones informales y la transparencia pueden ser limitadas.
- La oficina puede carecer de vitalidad y ser demasiado silenciosa.
- El tiempo necesario para construir el espacio es largo debido a una construcción importante.
- La cantidad de espacio requerido por empleado es alta, lo que aumenta los costes generales.
- Los empleados pueden sentirse aislados y no establecer relaciones con sus colegas.
- Reconfigurar equipos o agregar empleados puede resultar costoso y requerir mucho tiempo.
